PR manažeři dosud věřili, že multitasking neboli zvládání více úkolů najednou zlepšuje jejich produktivitu, což kromě případů těch nejméně podstatných činností absolutně nepomáhá, ukazuje řada studií na toto téma. Jak ale udržet zdravý balanc a i s velkým množstvím úkolů a pod časovým tlakem pracovat efektivně?
Z výsledků průzkumu
mezi marketingovými a reklamními manažery, který publikoval server Ragan.com
vyplynulo, že multitasking přináší dobré pracovní výsledky. Více než polovina
z 500 respondentů vypověděla, že pracovat na čemkoli zvyšuje jejich produktivitu.
Pouze kolem 16 procent respondentů s tím nesouhlasilo.
Výkonný ředitel agentury Ragan Communications Mark
Ragan oslovil v panelové
diskusi ženy s dotazem, proč v oboru PR převládají ženy, a
dostalo se mu odpovědi, že ženy lépe zvládají multitasking.
Ale co když multitasking není tak užitečný a
efektivní, jak z podobných průzkumů vyplývá? Experti na produktivitu práce
upozorňují na jiný průzkum, z něhož je zřejmé, že pocit neustále
nedokončené práce může působit nepříznivě. Záleží to prý ovšem na tom, jaké
druhy úkolů právě vykonáváme.
Problémy
Řada studií ukazuje (např. tahle),
že „multitasking brání kreativitě a zvyšuje pravděpodobnost vzniku chyb při
práci,“ říká Diane Gayeski, děkanka a profesorka strategické komunikace na univerzitě
v Ithace. „Během třicetileté praxe konzultantky
jsem dospěla k závěru, že problémy s pracovní výkonností způsobuje přemíra
informací, nikoli jejich nedostatek,“ uvádí profesorka Gayeski.
Autor a osobní kouč Walter G. Meyer zase upozorňuje na
studii, během níž měli lidé sledovat na televizní obrazovce tři věci zároveň:
dvě zpravodajská sdělení a moderátora. „Když
jsme se těchto účastníků výzkumu ptali na to, co si zapamatovali, ukázalo se,
že si pamatovali a porozuměli mnohem menšímu množství informací než ostatní
dobrovolníci, kteří sledovali stejnou obrazovku, ale soustředili se jen na
jednu zprávu a nebyli rušeni žádnými dalšími informacemi,“ říká Meyer.
Konzultantka manažerů Kathleen Brush říká, že přímo na
sezeních ťukají klienti do svých telefonů, jen aby vypadali, že zvládají
multitasking. „Když tohle dělají, schválně
jim položím otázku k poslednímu tématu, které jsem zmínila,“ říká. „Ve 100 procentech případů buďto odpoví
špatně nebo se mě zeptají, jestli bych mohla otázku zopakovat. Lidský mozek
není počítač s více procesory. Má procesor pouze jeden.“
Rozdíly
„Mozek vlastně má něco
společného se dvěma procesory,“ říká
konzultantka Marianne Carlson, která se věnuje managementu změny. „Různé části mozku jsou určené pro různé
druhy úkolů. Část mozku, která slouží ke koncentraci na nové úkoly a kreativitu,
se například liší od části, která se orientuje na rutinní, paměťové aktivity,“dodává.
„Multitasking je prospěšný
ve chvíli, kdy používáte část mozku spolu s aktivitami, které probíhají
samočinně,“ říká Marianne Carlson, „ale kreativní činnost, která je dána
zapojením předního mozku, vyžaduje soustředění.“
Konzultantka produktivity Clare Kumar tvrdí, že pokud
zvládáte více projektů najednou, ale v daném čase se soustředíte pouze na jeden,
je to velice produktivní.
Praktické rady
Laurie Gray, advokátka a zakladatelka organizace
Socratic Parenting, nabízí několik příkladů produktivního multitaskingu:
"Prohlížení
nevyžádaných mailů, zatímco čekáte na telefonu, mazání těch, které skutečně
nebudete potřebovat, a třídění dalších, které si necháte na později, tomu říkám
produktivní multitasking. Ovšem v momentě, kdy máte klienta na telefonu, věnujte
mu plnou pozornost a nenechte se ničím rozptylovat.“
Meyer doporučuje naplánovat si podobné úkoly na stejný
čas. Část důvodového multitaskingu nemůže být efektivní za předpokladu, že
přepínání mezi jednotlivými činnostmi ubírá dost času.
„Pokud strávíte 48 minut
z hodiny efektivním dokončováním úkolů A, B a C, pak je dobré udělat si
přestávku, projít se, zkontrolovat Facebook, zkrátka vyčistit si hlavu před
ponořením se do dalších úkolů,“ radí.
Kumar navrhuje zavedení 30ti až 90ti minutových bloků soustředěného
času na práci. „Žijeme ve velmi
stresujícím stavu permanentní dostupnosti. A právě tento stav zhoršuje naši
soustředěnost a produktivitu,“ říká.
Nevýhody multitaskingu
Diane Gayeski z ithacké univerzity sestavila
seznam problémů, které mohou nastat, snažíme-li se dělat příliš věcí najednou:
- Nárůst počtu chyb
- Neschopnost rozeznat důležitou informaci od nedůležité
- Chaos a lhostejnost k práci plynoucí z konfliktních informací
- Nedostatek času na podstatné PR aktivity, jako jsou kreativní myšlení nebo budování vztahů s klienty
Článek byl publikován na
webu Ragan.com.
Žádné komentáře:
Okomentovat