Je multitasking zabijákem produktivity?

PR manažeři dosud věřili, že multitasking neboli zvládání více úkolů najednou zlepšuje jejich produktivitu, což kromě případů těch nejméně podstatných činností absolutně nepomáhá, ukazuje řada studií na toto téma. Jak ale udržet zdravý balanc a i s velkým množstvím úkolů a pod časovým tlakem pracovat efektivně?

Z výsledků průzkumu mezi marketingovými a reklamními manažery, který publikoval server Ragan.com vyplynulo, že multitasking přináší dobré pracovní výsledky. Více než polovina z 500 respondentů vypověděla, že pracovat na čemkoli zvyšuje jejich produktivitu. Pouze kolem 16 procent respondentů s tím nesouhlasilo.

Výkonný ředitel agentury Ragan Communications Mark Ragan oslovil v panelové diskusi ženy s dotazem, proč v oboru PR převládají ženy, a dostalo se mu odpovědi, že ženy lépe zvládají multitasking.

  

Ale co když multitasking není tak užitečný a efektivní, jak z podobných průzkumů vyplývá? Experti na produktivitu práce upozorňují na jiný průzkum, z něhož je zřejmé, že pocit neustále nedokončené práce může působit nepříznivě. Záleží to prý ovšem na tom, jaké druhy úkolů právě vykonáváme.

Problémy

Řada studií ukazuje (např. tahle), že „multitasking brání kreativitě a zvyšuje pravděpodobnost vzniku chyb při práci,“ říká Diane Gayeski, děkanka a profesorka strategické komunikace na univerzitě v  Ithace. „Během třicetileté praxe konzultantky jsem dospěla k závěru, že problémy s pracovní výkonností způsobuje přemíra informací, nikoli jejich nedostatek,“ uvádí profesorka Gayeski.

Autor a osobní kouč Walter G. Meyer zase upozorňuje na studii, během níž měli lidé sledovat na televizní obrazovce tři věci zároveň: dvě zpravodajská sdělení a moderátora. „Když jsme se těchto účastníků výzkumu ptali na to, co si zapamatovali, ukázalo se, že si pamatovali a porozuměli mnohem menšímu množství informací než ostatní dobrovolníci, kteří sledovali stejnou obrazovku, ale soustředili se jen na jednu zprávu a nebyli rušeni žádnými dalšími informacemi,“ říká Meyer.

Konzultantka manažerů Kathleen Brush říká, že přímo na sezeních ťukají klienti do svých telefonů, jen aby vypadali, že zvládají multitasking. „Když tohle dělají, schválně jim položím otázku k poslednímu tématu, které jsem zmínila,“ říká. „Ve 100 procentech případů buďto odpoví špatně nebo se mě zeptají, jestli bych mohla otázku zopakovat. Lidský mozek není počítač s více procesory. Má procesor pouze jeden.“

Rozdíly

„Mozek vlastně má něco společného se dvěma procesory,“ říká konzultantka Marianne Carlson, která se věnuje managementu změny. „Různé části mozku jsou určené pro různé druhy úkolů. Část mozku, která slouží ke koncentraci na nové úkoly a kreativitu, se například liší od části, která se orientuje na rutinní, paměťové aktivity,“dodává.

„Multitasking je prospěšný ve chvíli, kdy používáte část mozku spolu s aktivitami, které probíhají samočinně,“ říká Marianne Carlson, „ale kreativní činnost, která je dána zapojením předního mozku, vyžaduje soustředění.“

Konzultantka produktivity Clare Kumar tvrdí, že pokud zvládáte více projektů najednou, ale v daném čase se soustředíte pouze na jeden, je to velice produktivní.

   

Praktické rady

Laurie Gray, advokátka a zakladatelka organizace Socratic Parenting, nabízí několik příkladů produktivního multitaskingu:

"Prohlížení nevyžádaných mailů, zatímco čekáte na telefonu, mazání těch, které skutečně nebudete potřebovat, a třídění dalších, které si necháte na později, tomu říkám produktivní multitasking. Ovšem v momentě, kdy máte klienta na telefonu, věnujte mu plnou pozornost a nenechte se ničím rozptylovat.“

Meyer doporučuje naplánovat si podobné úkoly na stejný čas. Část důvodového multitaskingu nemůže být efektivní za předpokladu, že přepínání mezi jednotlivými činnostmi ubírá dost času.

„Pokud strávíte 48 minut z hodiny efektivním dokončováním úkolů A, B a C, pak je dobré udělat si přestávku, projít se, zkontrolovat Facebook, zkrátka vyčistit si hlavu před ponořením se do dalších úkolů,“ radí.

Kumar navrhuje zavedení 30ti až 90ti minutových bloků soustředěného času na práci. „Žijeme ve velmi stresujícím stavu permanentní dostupnosti. A právě tento stav zhoršuje naši soustředěnost a produktivitu,“ říká.

Nevýhody multitaskingu

Diane Gayeski z ithacké univerzity sestavila seznam problémů, které mohou nastat, snažíme-li se dělat příliš věcí najednou:

• Nárůst počtu chyb

• Neschopnost rozeznat důležitou informaci od nedůležité
• Chaos a lhostejnost k práci plynoucí z konfliktních informací

• Nedostatek času na podstatné PR aktivity, jako jsou kreativní myšlení nebo budování vztahů s klienty

Článek byl publikován na webu Ragan.com.

Úspěšná mezinárodní kampaň? Není o velikosti, ale o kvalitě agenturní sítě.

Správné kontakty mohou být velkou překážkou – pochopitelně ve chvíli, kdy je nemáte. A kdo jiný by měl jejich důležitost vnímat více, než odborníci na komunikaci? Není tedy divu, že v globální a propojené společnosti přišel výrazný trend mezinárodního networkingu. Jistě, můžete namítnout, že mezinárodně působicí konglomeráty jsou zde již hezkou řádku let. V minulosti však byly rozsáhlé sítě výsadou velkých agentur, které expandovaly prostřednictvím početných, centrálně vlastněných poboček. Dnes už ale nejsou jedinými hráči na mezinárodním hřišti – malé a střední agentury spojují síly a vytvářejí společné globální sítě s jiným, pružným obchodním modelem. 

Výhody, které mají velké mezinárodní subjekty, jsou dobře známé: globální obchodní příležitosti, zaběhané komunikační kanály, vedení prověřenými odborníky… Takový náskok ale paradoxně ztrácejí s neustálým vylepšováním dostupných komunikačních nástrojů. Malé a střední firmy se s nimi totiž učí pracovat stále lépe a mohou být v čilé spolupráci i přes vzdálenosti tisíců kilometrů. 

Na tento trend samozřejmě působí také sami klienti. Očekávají, že pro ně agentura bude schopná zajistit potřebné aktivity nejen v zemi svého sídla, ale také kdekoliv jinde za hranicemi. A také díky častějšímu rozumnému přístupu zákazníků se může networking rozvíjet. Stále méně z nich totiž řeší, zda agentura pracuje v zahraničí prostřednictvím pobočky, nebo kooperuje se spřátelenou firmou. Důležité jsou prostě reference a poté výsledek samotné kampaně. 

Příklad úspěšného networkingu můžeme demonstrovat na spolupráci nezávislých agentur sítě Worldcom PR Group. V konkurenci velkých jmen získalo postupně několik agentur pod křídly Worldcomu smlouvu s Panasonicem v celém segmentu B2B. I přes svoje původně místní působení nemají například německá HBI Helga Bailey nebo český PRAM Consulting problém zajistit si spolupráci odborníků napříč zeměkoulí. Takovou výzvu je možné s pomocí silných spoluhráčů skvěle zvládnout, na stejném kontraktu mohou spolupracovat lidé ze 108 agentur na 6 kontinentech.  To umožňuje naplnit cíle kampaní, které by jinak byly čirým bláznovstvím.